Tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen rekisteriseloste ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Lakiasiaintoimisto Palo & Co Oy (Y-tunnus: 1542256-4)
Vespertie 9
00320 Helsinki

Puh: 09 477 8790
toimisto@plt-laki.fi
www.plt-laki.fi

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Yrjö Tolvanen
Puh: 09 477 8790
Sähköposti: yrjo.tolvanen@plt-laki.fi

3. Rekisterin nimi

Lakiasiaintoimisto Palo & Co Oy:n asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Asiakassuhteiden ja muiden asiallisten yhteyksien hoitaminen, kehittäminen ja hallinta. Lakiasiaintoimisto Palo & Co Oy käsittelee henkilötietoja toimeksiantojen hoitamiseksi, suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi sekä toimenpiteiden kohdistamiseksi kuhunkin toimeksiantoon sekä mahdollisten esteellisyyksien selvittämiseksi toimeksiantoa vastaanotettaessa.

5. Peruste henkilötietojen käsittelylle

Henkilötietojen käsittelyperusteet ovat sopimuksen täytäntöön paneminen (yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6(1)(b) artikla), rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6(1)(c) artikla) ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu (2016/679) 6(1)(f) artikla).

5.1. Sopimus

Tietojen kerääminen on tarpeen toimeksiantosopimuksen täytäntöön panemiseksi. Toimistomme käsittelee henkilötietoja sopimussuhteen aloittamiseksi, ylläpitämiseksi ja toimeksiantajan laskuttamiseksi.

5.2. Lakisääteinen velvoite

Noudatamme aina toiminnassamme ajantasaista lainsäädäntöä ja tämä voi asettaa velvoitteen henkilötietojen keräämiselle ja käsittelylle. Toimistollamme on esimerkiksi lakisääteinen velvollisuus tunnistaa ja todentaa asiakkaat, joten ilman tarvittavia tietoja toimeksiantosopimussuhdetta ei voida perustaa. Lisäksi kirjanpitolaki velvoittaa rekisterinpitäjää säilyttämään kirjanpitoaineistoa lain mukaisen ajan (kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 §).

5.3. Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittely perustuu myös rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Perustiedot: nimi, yritys- tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, asema organisaatiossa
  • Asiakastiedot:
    • Sopimukseen perustuvaan asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten yhteydenpito ja viestintä
    • Toimeksiannon hoitamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
    • Toimeksiannon aihe ja osapuolet
    • Lainsäädännön edellyttämät asiakkaan tunnistamistiedot
  • Edellä mainittujen tietojen muutostiedot.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat asiakkaat itse sekä erilaiset hakemistot, rekisterit ja muut julkiset tietolähteet, kuten väestötietojärjestelmä ja luottotietorekisteri.
Rekisterin perustietoja voidaan myös hankkia ja päivittää tietoja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Lakiasiaintoimisto Palo & Co Oy voi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän asianajotavan velvoittamissa rajoissa. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta sivullisille, pois lukien:

  • Viranomaisille, tuomioistuimille tai muille tahoille toimeksiannon täytäntöön panemiseksi tai rekisterinpitäjään kohdistuvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai saatavien perimiseksi.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää alihankkijoita, jolloin tietosuojalainsäädännön vaatimuksista huolehditaan sopimuslausekkein.

9. Rekisterin suojaus

Lakiasiaintoimisto Palo & Co Oy järjestää rekisterin tietoturvan asianajoalalla yleisesti hyväksyttävällä tavalla sekä pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn niin sähköisiin tietojärjestelmiinsä kuin manuaalisesti ylläpidettäviin ja säilytettäviin aineistoihinsa.

Pääsy sähköisten tietojärjestelmien avulla ylläpidettäviin rekisterin tietoihin on suojattu salasanoin ja muin teknisin salauksin. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot säilytetään ulkopuolisilta lukituissa tiloissa.

Osa rekisterin sisältämistä tiedoista on sellaisia, joihin kohdistuu Suomen Asianajajaliiton hyvää asianajotapaa koskevien ohjeiden mukainen erityinen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, ja kyseisiä tietoja käsitellään ohjeiden velvoittamalla tavalla.

10. Rekisteröidyn oikeudet

10.1. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle, ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti Lakiasiaintoimisto Palo & Co Oy:n toimistolla.

10.2. Oikeus vaatia tietojen oikaisua

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisemista tai puutteellisten tietojen täydentämistä ottamalla yhteys Lakiasiaintoimisto Palo & Co Oy:hyn.

10.3. Poistamis-, vastustamis- ja rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien tietojen poistamista sekä vastustaa tällaisten tietojen käsittelyä tai vaatia käsittelyn rajoittamista ottamalla yhteys Lakiasiaintoimisto Palo & Co Oy:hyn.

Oikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

10.4. Suoramarkkinointi

Tietoja ei käsitellä suoramarkkinointia varten.

10.5. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

11. Tietojen säilytysaika

Asiakastietoja säilytetään 10 vuotta toimeksiantojen päättymisestä lukien.