Yhteiskunta sähköistyy hurjaa vauhtia. Vuonna 2020 puhjennut koronapandemia ja sitä seuranneet poikkeusolot eivät ainakaan ole hillinneet vauhtia. Viime vuosien murroksessa mukana ovat olleet myös taloyhtiöt, kun vuonna 2019 Suomessa otettiin käyttöön sähköinen huoneistotietojärjestelmä osakeluetteloille. Järjestelmään kerätään vähitellen kattavat tiedot asunto-osakkeista ja niiden omistajamerkinnöistä. Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, se korvaa paperisen osakekirjan käytön kaupanteossa ja lainan vakuutena. Mistä huoneistotietojärjestelmässä siis on kyse ja mitä se tarkoittaa käytännössä?

 

Mistä huoneistotietojärjestelmässä on kyse?

Huoneistotietojärjestelmän tarkoituksena on sähköistää taloyhtiön osakeluettelot. Aiemmin taloyhtiöllä on ollut velvollisuus ylläpitää osakeluetteloa osakkeista ja niiden omistajista. Tiedot ovat siis olleet hajallaan kunkin yhtiön ylläpitämissä luetteloissa. Nyt osakehuoneistojen, kuten asuntojen ja autopaikkojen, omistuksista, panttauksista ja rajoituksista kerätään tiedot yhtenäiseen sähköiseen järjestelmään. Huoneistotietojärjestelmän ylläpidosta vastaa Maanmittauslaitos.

Sähköinen huoneistotietojärjestelmä otettiin Suomessa käyttöön 1.1.2019. Taloyhtiöt voidaan jaotella perustamisajankohdan mukaan vanhoihin ja uusiin taloyhtiöihin. Uudet eli 1.1.2019 jälkeen perustetut taloyhtiöt on perustettu suoraan sähköisesti eikä perinteisiä paperisia osakekirjoja enää tehdä. Näiden taloyhtiöiden osalta huoneistotietojärjestelmään siirtyminen ei edellytä toimenpiteitä. Vanhat eli ennen 1.1.2019 perustetut taloyhtiöt taas huolehtivat itse osakeluetteloiden siirrosta. Järjestelmään siirtyminen tapahtuu käytännössä kahdessa vaiheessa eli ensin taloyhtiö siirtyy huoneistotietojärjestelmään ja sen jälkeen osakas hakee omistuksensa rekisteröintiä.

 

Mitä osakeluetteloiden siirto tarkoittaa käytännössä?

Vanhojen eli ennen 1.1.2019 perustettujen taloyhtiöiden tulee siirtää tiedot järjestelmään 31.12.2023 mennessä. Vastuu tietojen siirtämisestä on taloyhtiöllä. Tietojen siirto on maksutonta, jos se tehdään määräajassa.  Kun osakeluettelot on siirretty järjestelmään, taloyhtiön velvoite ylläpitää osakeluetteloita päättyy ja siitä vastaa Maanmittauslaitos. Lain mukaan osakeluettelon ylläpitäminen on kuulunut hallitukselle, mutta usein siitä kuitenkin on vastannut isännöitsijä.

Maanmittauslaitos on ottanut keväällä 2020 osakeluetteloiden siirtoa varten käyttöön siirtopalvelun, jonka avulla siirto onnistuu. Osakeluetteloiden siirto tapahtuu käytännössä hieman eri tavalla riippuen siitä, onko taloyhtiöllä käytössä isännöintijärjestelmää. Taloyhtiöt, joilla ei ole käytössä isännöintijärjestelmää ovat voineet siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään siirtopalvelussa keväästä 2020 alkaen.

Mikäli taloyhtiöllä on käytössä isännöintijärjestelmä, on tarkoituksena, että taloyhtiöt siirtäisivät osakeluettelonsa isännöintijärjestelmiin rakennettavan rajapinnan kautta. Maanmittauslaitos on avannut huoneistotietojärjestelmän tekniset rajapinnat joulukuussa 2020. Siirto rajapinnan kautta edellyttää kuitenkin toimenpiteitä Maanmittauslaitoksen lisäksi isännöintijärjestelmätoimittajilta. Tällä hetkellä näyttää siltä, että ensimmäiset järjestelmät pääsevät ottamaan rajapinnat käyttöön kevään 2021 aikana.

 

Osakkaan tehtävät

Osakehuoneiston omistajan ei tarvitse olla huolissaan. Osakas toimii kuten aiemminkin niin kauan, kunnes taloyhtiö on tehnyt osakeluettelon siirron. Tästä ilmoitetaan osakkaille. Mikäli olet epävarma, onko taloyhtiösi osakeluettelo jo siirretty sähköiseen järjestelmään, voit tiedustella sitä isännöitsijältä tai Maanmittauslaitokselta.

Kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, osakkaan tulee hakea omistuksen rekisteröintiä ja paperisen osakekirjan mitätöintiä Maanmittauslaitokselta. Pankin voi valtuuttaa hakemaan rekisteröintiä osakkaan puolesta. Näihin toimenpiteisiin osakkaalla on 10 vuotta aikaa siitä, kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelon järjestelmään.  Jos asunto vaihtaa omistajaa ennen tätä, on omistuksen rekisteröinti ja paperisen osakekirjan mitätöinti pakollista kahden kuukauden kuluessa luovutuksesta.

 

Hyötyjä

Kun tiedot on kerättynä samaan sähköiseen järjestelmään, asuinhuoneistoja koskevien tietojen saatavuus, kattavuus ja luotettavuus paranevat. Yksityishenkilöiden tiedonsaantimahdollisuuksien paranemisen lisäksi huoneistotietojärjestelmä helpottaa monien henkilöiden työtä esimerkiksi taloyhtiöissä, isännöinnissä ja kiinteistönvälityksessä.

Aiemmin taloyhtiöistä ja huoneistojen omistuksista ei ole ollut saatavilla vastaavaa keskitettyä ja vertailukelpoista tietoa. Keskitetty järjestelmä palvelee siis myös yhteiskunnan tietojenkeruuta.

 

Lisää aiheesta voit lukea Maanmittauslaitoksen ylläpitämältä sivustolta, jonne on koottu kattavasti tietoja huoneistotietojärjestelmästä.